Technologie klinkt absoluut niet sociaal, dat ben ik helemaal met je eens. Maar het kan wel een bijdrage leveren aan bijvoorbeeld ‘het elkaar vinden’ en ‘kennis delen’. De gebruiker centraal stellen is ontzettend belangrijk. Want wees nu eerlijk, alleen als je zelf het voordeel inziet van iets zal de kans groter zijn om het te gebruiken!

Ik geef je graag 11 tips ter inspiratie als je met een soortgelijk project bezig bent.

1. Creëer een werkgroep

Deze kan een wisselende en/of vaste samenstelling hebben.  Belangrijk is dat deze werkgroep een afvaardiging is van de gebruikers. Ook is het belangrijk dat iemand met technische kennis (ICT-er) onderdeel uitmaakt van deze werkgroep. Luister naar wensen van deze gebruikers. En denk vooral niet in beperkingen. Er zijn ontzettende toffe werkvormen om deze sessies vorm te geven.

2. Zorg voor een aantrekkelijke vorm

Communiceer in een herkenbare en duidelijke vorm. Pakkende tekst, goede vormgevingselementen en pakkende beelden. Het oog wil ook wat!

3. Inspiratie bij andere organisaties

Je bent lang niet de enige die een sociaal intranet wil. Veel organisaties zijn je voorgegaan. Informeer en vraag of je mag kijken of spreken met iemand die het project begeleid (heeft). Ter inspiratie!

4. Ruim op

Vaak is er al een intranet of iets waar gebruikers documenten of nieuws kunnen vinden. Overzicht en snel kunnen vinden wat je zoekt is heel belangrijk. Nieuwsfeiten van 3 jaar geleden mogen echt weg. Als het goed is, heeft de informatie (indien nodig) allang een structurele vorm in beleid of een ander document. Maak een inventarisatie en bespreek dit met de auteur. Ook hier creëer je draagvlak mee.

5. Communiceer helder

Geen moeilijk taalgebruik en Engelse termen als je in een Nederlandse organisatie werkt. Waar lopen gebruikers tegenaan en bedenk hiervoor middelen die voor een oplossing zorgen.

6. Een sociaal intranet is van de hele organisatie

De tijd is voorbij dat alleen een afdeling communicatie berichten publiceert op een intranet. Op een sociaal intranet doen medewerkers dit zelf. Bij De Haagse Scholen hebben we contentbeheerders door middel van een training geleerd hoe je pakkende artikelen schrijft voor een intranet en hoe je die vervolgens plaatst en onderhoudt. Natuurlijk met korte naslaginformatie.

7. Motiveer mensen om zichzelf te laten zien op intranet

Voor De Haagse Scholen maken we gebruik van Office 365, Delve is het programma waar iedere medewerker zijn of haar profiel mee kan bijwerken. Een goede profielfoto is één, maar het is ook mogelijk om expertise, kennis en vaardigheden toe te voegen. Informatie die goed gebruikt kan worden om slim samen te werken. Voor De Haagse Scholen hebben we een ‘wie is wie’ zoekmachine geïmplementeerd die naast een zoekopdracht op naam ook in expertise, kennis en vaardigheden kan zoeken. Een actueel profiel is hierbij essentieel.

8. Maak alles niet te zwaar en breng het vooral luchtig, iets lekkers helpt

Een profiel vullen is niet standaard iets wat mensen bovenaan hun prioriteitenlijstje hebben staan. De eerste 5 schoolteams met een compleet gevuld Delve profiel ontvangen een slagroomtaart. Een mooie actie bij De Haagse Scholen. Groepsdynamica gaat hierbij ook zijn werk doen.

9. Maak plezier

Ontzettend belangrijk, breng energie in het project door met elkaar plezier te maken. Want enthousiasme werkt aanstekelijk.

10. Monitor en evalueer tussentijds

Dit kan door statistieken, korte enquêtes (via Forms, geweldig programma) en hou ook jouw oren open. Bespreek deze punten op regelmatige basis met elkaar (bij De Haagse Scholen hadden we een wekelijks afstemoverleg communicatie/ICT), stel waar nodig de strategie bij en tref passende acties.

11. Informeer stakeholders in juiste volgorde

Bij een sociaal intranet zijn verschillende ‘stakeholders’ betrokken. Zorg voor regelmatige updates en doe dit ook in de juiste volgorde. Tussentijdse evaluaties zijn bijvoorbeeld een goed moment.

En mocht je hulp nodig hebben, ik help je graag verder. Bel of mail gerust voor een vrijblijvend gesprek.