JIP, social intranet & implementatie Office 365 De Haagse Scholen
Hoe zorg je ervoor dat Office 365 de 1500 medewerkers van 52 aangesloten kan helpen om het werk slimmer & efficiënter uit te voeren?
implementatie office 365 en sociaal intranet binnen de haagse scholen
interim opdracht: mei 2018 – december 2018
rol: communicatieadviseur
Hoe zorg je ervoor dat 1500 medewerkers slimmer en efficiënter kunnen werken? En altijd en overal toegang hebben tot (gedeelde) bestanden, bijvoorbeeld via het sociale intranet? Een mooie, uitdagende klus.
JIP: het nieuwe sociale intranet
In samenwerking met een werkgroep is binnen 10 weken een nieuw sociaal intranet gerealiseerd met de naam JIP ( Jouw Informatie Punt) binnen de Office 365 omgeving. JIP is van alle medewerkers. Daarom hebben we de zogenaamde ‘contentbeheerders’ getraind om goede artikelen te publiceren op JIP (schrijfwijzer & technisch).
Trainen & korte instructiefilms op Stream
Vervolgens zijn we gestart met het trainen van medewerkers op verschillende niveaus. Dit doen we door iedere week een nieuwe, korte instructiefilm op Stream te plaatsen. In deze film gaan we in op een bepaalde oplossing om het werk efficiënter en eenvoudiger uit te voeren. Bijvoorbeeld: Hoe kan ik op een simpele manier beveiligde enquêtes versturen naar een geselecteerde doelgroep?’.
Tevens is een sterke focus gelegd op het opleiden van ambassadeurs binnen scholen zodat kennis en enthousiasme om hulp te bieden altijd dichtbij is.
JIP is geadopteerd door de medewerkers van De Haagse Scholen. Zelfs in het weekend wordt het intranet JIP bezocht. Een mooi resultaat. Ook raken de medewerkers steeds meer overtuigd van de voordelen om te werken met Office365 programma’s. In 2019 wordt er per school een training op locatie gegeven. De verwachting is dat hiermee het ambassadeurschap op scholen een sterke boost krijgt.