Organisatie digitale bijeenkomsten
Natuurlijk doe je het liefst bijeenkomsten live, maar soms is het niet anders en moet je uitwijken naar digitaal. Hoe zorg je voor een aantrekkelijke bijeenkomst waarin deelnemers zich gehoord en gezien voelen?
1. Ken je doelgroep
Pas de bijeenkomst aan op de behoeften van de doelgroep. En zorg ervoor dat je duidelijk bent wat de doelgroep van de bijeenkomst kan verwachten. Dit kun je bijvoorbeeld doen door het op tijd versturen van een (voor)aankondiging. Zit je doelgroep te wachten op een leuke borrel en kan dit niet vanwege corona? Zorg ervoor dat je in je aankondiging aangeeft dat het gaat om een digitale bijeenkomst waar medewerkers hun mening kunnen laten horen. En dat de borrel zeker komt, op een moment dat meer mogelijk is.
2. Zorg voor goede techniek
Open deur wellicht… maar als je een bijeenkomst digitaal organiseert is een goede techniek essentieel. Voor de uitzending, maar ook van de deelnemers. Stuur daarom op tijd een aankondiging met daarin instructies. En herhaal dit in een verkorte versie een uur voor aanvang. Zodat de link binnen handbereik is.
3. Wat wil je vertellen en hoe?
Een bijeenkomst doe je altijd vanuit een doel. Wat wil je doelgroep vertellen? Denk hierbij ook na over wat je wilt dat deelnemers aan het eind van de bijeenkomst doen of weten. Ook belangrijk om mee te geven aan de moderator/presentator. En welke gasten wil je een rol laten spelen tijdens de bijeenkomst? Start met het uitwerken van de boodschap en benader daarna de mensen die het beste deze boodschap onder woorden kunnen brengen. Breng het programma met elkaar een een slag verder (co-creatie).
4. Betrek deelnemers via de chat of bijvoorbeeld via Mentimeter
Vermijd dat het een ‘zend’ uitzending wordt. Zorg ervoor dat deelnemers ook een rol spelen. Voor mijn opdrachtgever Waterweg Wonen heb ik voor de digitale personeelsbijeenkomst korte films gemaakt waarin medewerkers inzoomden op een situatie. Deze films geven extra kracht en diepgang aan het thema. Deze films waren onderdeel van het programma. Dit zorgde voor dynamiek, interactie en daarnaast een mooi wisselmoment om de gasten aan tafel te krijgen.
Tijdens de digitale personeelsbijeenkomst konden alle medewerkers meedoen door het stellen van vragen via de chat en werden meningen opgehaald door Mentimeter. In de vooraankondiging was aangegeven dat we Mentimeter gingen gebruiken en werden deelnemers gewezen op de gratis app.
Tijdens de bijeenkomst deelden we direct de resultaten. Deze resultaten zorgden voor gesprekken aan tafel met gasten.
5. Zorg voor goede partners (techniek en presentator)
Een presentator of moderator bepaalt het succes van het programma. Door het stellen van goede vragen krijgt de uitzending net een andere inval dan dat de spreker zelf ‘iets’ zou vertellen. Daarnaast is een partner die je kan helpen met de techniek ontzettend belangrijk. Bij mijn opdrachtgever Waterweg Wonen werd op de dag zelf de directeur-bestuurder ziek. Via een speciale link kon zij toch vanuit huis deelnemen aan de uitzending. Ik heb voor de digitale medewerkersbijeenkomst van Waterweg Wonen ontzettend fijn samengewerkt met Suzan Vink en Raad & Daad Evenementen.
6. Zorg ervoor dat medewerkers de mogelijkheid hebben tot het stellen van vragen tijdens de uitzending
Ook al is de bijeenkomst digitaal, het is ontzettend belangrijk dat medewerkers vragen kunnen stellen tijdens de uitzending en dat deze direct behandeld worden. Dit kan bijvoorbeeld via de chat of de inzet van Mentimeter. Zo zorg je voor een interactief programma waarmee ingespeeld kan worden op het sentiment of de vragen die op dat moment leven.
7. Haal direct na de bijeenkomst de meningen op van de deelnemers
Door bijvoorbeeld een vraag in Mentimeter te verwerken kun je direct de meningen ophalen van de deelnemers. Dit werkt beter dan een aantal dagen na de uitzending een enquête uitsturen. Na de bijeenkomst zit de ervaring nog fris in het hoofd.
8. Bij belangrijke informatie, zorg ervoor dat medewerkers de uitzending terug kunnen kijken
Voor mijn opdrachtgever Waterweg Wonen informeerden we medewerkers onder andere over de organisatieontwikkeling en het jaarthema. Belangrijke informatie. Door corona en vrije dagen kon niet iedereen meekijken. Doordat de uitzending opgenomen is, kunnen ook deze medewerkers de uitzending later terugkijken. Maak het geheel aantrekkelijk door bijvoorbeeld ook leuke backstage foto’s te delen.
9. Maak plezier, zorg ervoor dat deelnemen een feestje is
Dit werkt door bij de sprekers en techniek en zorgt ervoor dat de uitzending een luchtig, informatief, ongedwongen karakter krijgt.